Informasi berupa laporan keuangan dihasilkan melalui proses akuntansi yang panjang. Pada proses tersebut terdapat tahap-tahap yang harus dipenuhi untuk mendapatkan hasil laporan yang baik, valid dan akuntabel. Tahap-tahap itulah yang kemudian disebut sebagai siklus akuntansi. Siklus akuntansi merupakan gambaran proses yang memuat prosedur atas bagaimana pelaporan keuangan dilakukan dan dihasilkan. Siklus akuntansipada dasarnya dapat digolongkan dalam 3 tahapan, yaitu : pencatatan transaksi, pencatatan penyesuaian, dan pelaporan keuangan (Winston, 2013).
Prinsip-prinsip dan kaidah akuntansi, prosedur-prosedur, metode-metode serta teknik-teknik dari segala sesuatu yang dicakup dalam ruang lingkup akuntansi dicatat dalam suatu periode tertentu. Pada umumnya, siklus akuntansi selalu dimulai dari transaksi sampai pada pembuatan laporan keuangan perusahaan. Dilanjutkan dengan adanya saldo yang ditutup dengan jurnal penutup atau sampai pada jurnal pembalik.
1. Tahap Pencatatan Transaksi
Tahap ini akan diawali dengan identifikasi adanya kejadian berupa transaksi yang akan mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Terjadinya sebuah transaksi kemudian akan memunculkan dokumen, yang terbagi atas dokumen eksternal (dokumen sumber) dari pihak ekternal kemudian diiringi dengan pembuatan dokumen internal organisasi (perusahaan). Berdasarkan dokumen internal yang dilampiri dengan dokumen eksternal, akuntan akan melakukan analisis atas transaksi (misalnya : jenis akun, kode akun, dan jumlah mata uang) kemudian melakukan pencatatan transaksi ke dalam jurnal (journal entry) dengan sistem pencatatan berpasangan (double entry system). Sistem berpasangan adalah sebuah sistem yang mensyaratkan bahwa akuntansi harus dicatat tidak secara tunggal, dalam arti akan memiliki sisi debit dan sisi kredit dengan jumlah mata uang yang sama (seimbang) menurut syarat dalam persamaan akuntansi. Jika proses pencatatan akuntansi dilakukan secara komputerisasi, maka jurnal yang telah dicatat akan mengelompok secara otomatis berdasarkan jenis akun dan kode akunnya (chart of account), akan tetapi jika proses pencatatan dilakukan secara manual atau semi manual (dengan bantuan komputer), maka akuntan harus mengelompokkannya secara manual pula. Pengelompokkan ini akan disebut posting dan hasilnya akan disebut dengan buku besar (disebut ledger untuk sistem terkomputerisasi, dan disebut general ledger untuk sistem manual atau semi manual). Saldo setiap akun dalam buku besar kemudian akan menghasilkan sebuah laporan awal yang disebut dengan neraca saldo (trial balance).
2. Tahap Pencatatan Penyesuaian
Secara logika, laporan neraca saldo sebenarnya adalah merupakan dasar dari penyajian laporan keuangan, sehingga dapat menghasilkan laporan keuangan secara langsung, dengan asumsi bahwa tidak terdapat perubahan-perubahan di dalam sebuah akun dalam periode pelaporan tersebut. Akan tetapi, pada praktiknya, beberapa akun di dalam neraca saldo mengalami perubahan-perubahan yang disebabkan karena :
- Perubahan kondisi organisasi. Dalam perkembangannya, sebuah organisasi dapat atau dituntut untuk mengalami perubahan seiring dengan perubahan kondisi pasar, jaman dan persaingan. Hal ini disebabkan karena adanya asumsi mendasar, bahwa organisasi harus dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya. Contoh perubahan kondisi organisasi yang paling sederhana adalah ketika organisasi mengalami pertumbuhan dan mengalami perubahan kepemilikan dalam struktur modalnya, sehingga harus dilakukan penilaian kembali (revaluasi) atas aset-aset yang dimilikinya.
- Kebijakan internal organisasi. Kejadian yang paling umum terjadi atas sebuah kebjiakan internal organisasi misalnya sistem penggajian, dimana gaji untuk bulan ini akan dibayarkan pada tanggal 1 bulan berikutnya. Kebijakan ini akan menimbulkan proses tersendiri baik untuk organisasi yang menyajikan pelaporan keuangan secara bulanan, triwulan, semester atau tahunan.
- Kondisi tidak terduga dengan pihak eksternal. Kondisi ini muncul ketika perubahan kondisi pihak eksternal mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Misalnya pelanggan yang kemudian membatalkan transaksinya atau debitur yang kemudian melakukan wanprestasi atas kewajibannya.
- Asumsi logis dari sebuah akun. Asumsi ini biasanya merupakan estimasi yang mengharuskan akuntan memilih metode yang tepat untuk melakukan pengukuran sebuah akun, misalnya penyusutan aktiva tetap dan analisa umur piutang. Dengan adanya perubahan-perubahan ini, maka akuntan akan melakukan proses perubahan saldo di dalam neraca saldo yang disebut dengan penyesuaian (adjusment) pencatatan sehingga neraca saldo yang telah dikoreksi tersebut disebut dengan neraca saldo disesuaikan (adjusted trial balance). Untuk organisasi yang memiliki sistem terkomputerisasi, maka penyesuaian atas pencatatan tidak membutuhkan waktu yang lama, akan tetapi jika organisasi masih memiliki sistem yang belum terkomputerisasi (manual), maka akuntan harus melakukan penyesuaian ini di dalam sebuah kertas kerja yang disebut dengan neraca lajur.
3. Tahap Pelaporan
Setelah neraca saldo telah dikoreksi (neraca saldo disesuaikan) sesuai dengan kondisi yang terjadi dalam organisasi (perusahaan), maka akuntan dapat menyajikan laporan keuangan perusahaan, berupa : laporan posisi keuangan (neraca), laporan laba rugi komprehensif, laporan perubahan ekuitas, dan laporan arus kas. Termasuk dalam tahapan ini pula, maka akuntan akan melakukan pencatatan untuk menutup saldo akun (jurnal penutup atau closing entries) di dalam laporan laba rugi, menyesuaikannya dalam akun saldo laba/laba ditahan (retained earnings) di laporan posisi keuangan, kemudian menyiapkan laporan neraca saldo setelah penutupan buku (post-closing trial balance) yang merupakan proses akhir dari siklus akuntansi.
